其关键是把物管活、要流通、要周转

  联想集团(HKSE:992;ADR:LNVGY)是中国领先的IT企业。该集团主要在中国从事台式电脑、笔记本电脑和移动手持设备、服务器和外设的生产、销售。联想的品牌电脑自1997年以来一直是中国最畅销的产品,在2003年占有中国电脑市场27.0%的份额。同年,联想电脑也以12.6%的市场份额在亚太区排名第一(数据来源:IDC)。 联想于1994年在我国香港股票交易市场上市。现在,它是我国香港恒生指数和MSCI中国自由指数(MSCI China Free lndex)的成份股。联想在美国以美国存托凭证(American Depositary Receipts)形式交易。 联想集团有限公司主要从事销售及生产联想牌个人电脑及手持设备、分销外国品牌之电脑及相关产品、系统集成、制造主机板及提供资讯科技及因特网服务。2003年4月联想将其英文标识从“Legend”更换为“Lenovo”其中“Le”取自原标识“Legend”, 代表着秉承其一贯传统,新增加的“novo 取自拉丁词 “新”,代表着联想的核心是创新精神。2004年,联想公司正式从“Legend”更名为“Lenovo ”。并在全球范围内注册。在国内,联想将保持使用“英文+中文”的标识;在海外则单独使用英文标识。联想在2005年5月完成对IBM个人电脑事业部的收购,这标志着新联想将成为全球个人电脑市场的领先者年收入约130亿美元,服务于世界各地的企业客户和个人客户。 二、联想的存货管理系统 联想的财务制度中规定其存货管理的目的是:满足集团公司发展需要,实现集团内规模化、统一化管理需求;规范存货管理操作规程,达到有效地、统一地管理模式;提高进、销、存速度,减少不必要资源浪费,避免违规操作,杜绝违法行为;确保集团公司资产安全完整、保值、增值。 (一)SCM企业供应链管理系统

  1999年5月、联想开始实施SCM企业供应链管理系统,并与ERP系统进行集成。 l.联想供应链(SCM) 供应链(SuPPly Chain):相互间通过提供原材料、零部件、产品、服务的厂家、供货商、零售商等组成网络。 供应链管理(SuPPly Chain Management):对供应链中信息流、物流和资金流进行设计、规划和控制,从而增强竞争实力,提高供应链中各成员效率和效益,务求以最低供应链成本,向消费者或客户提供最大益处。

  销售管理以ERP为基础和供应链管理系统以SCM计划系统为基础(实质),建立一个科学模型,不但能够预测短期(1~4个月)市场需求,也能够预测中长期(4~12个月)的市场需求。能够综合考虑历史销售曲线、年初目标、自己本身和代理商的库存变化等因素。能够根据调价、促销、产品切换等突变因素进行调整,利用修正以后的预测,可以产生采购计划。除利用销售预测以外,还会考虑库存信息、采购周期、采购规模效应、生产周期、生产产能等因素。采购计划包括立即生效的采购订单和中长期的采购预测,提供给供应商参考。采购订单和采购预测通过供应商协同网站传输到供应商端,可以实时反馈采购订单所处状态。 2 联想采用i2的SCM软件产品承担联想集团SCM实施工作 (l)实现管理供应和需求所涉及活动优化和同步管理,提供能够快速带来投资回报的解决方案。SCM解决方案在价值链管理实施阶段将规划和决策相结合。可以扩展供应商关系管理、供应链管理和需求链管理,实现不同行业领域的端到端供应链管理的解决方案。

  (2)SCM不仅可以动态地管理公司内部供应链,而且还可以跨公司进行价值链管理,提供多元化企业可视性、协作、智能决策支持和执行能力,实现跨多元化企业制定战略、规划,并实施公司采购、制造、运输、仓储、执行和服务业务流程,从而实现整体盈利的端到端解决方案。 3 SCM端到端解决方案的特点 (l)在供应链设计伊始,就允许分析员进行模拟分析,确定分支机构网点和生产设备部署的最佳位置。 (2)战略规划甚至可以具体到供应链中的一个节点。 (3)需求规划可将公司不同职能部门提供信息以及客户和供应商实时协作相结合。 (4)协作式需求规划,可满足生产、服务和零售业所有需求规划需要,而且还集成了供应规划系统,能够同时优化供应和需求规划。 4 供应链管理(SCM)的主要流程 (1)计划:包括需求预测和补货,旨在使正确产品在正确时间和地点交货。 (2)实施:主要关注运作效率,包括如客户订单执行、采购、制造、存货控制以及后勤配送等应用系统。 (3)执行评估:是指对供应链运行情况跟踪,以便于制定更开放的决策,更有效地反应变化市场的需要。 5. 供应链管理(SCM)协助公司降低成本、提高客户满意度 (l)节约交易成本:降低供应链内各环节交易成本缩短交易时间。. (2)降低存货水平:供货商能够随时掌握存货信息,降低存货水平。 (3)降低采购成本:供货商方便地取得存货和采购信息,采购预测精确度大幅度提高。 〔4)收入和利润增加:使联想企业能履行合同,增加收入并维持和增加市场份额。 6.存货控制目的 (l)存货合理控制,能够减少公司财产损失。 (2)存货合理控制,能够加速资金周转,促进资金流运作。

  (3)存货控制,是保障数据线)对于存货控制,其关键是把物管活、要流通、要周转。 (二)供应商管理库存(VMI) 2004年,联想集团成功完成了一项供应链改革,实现了对库存的可视化管理:在工厂供应链前端推行供应商管理库存(Vendor Managed Inventory.VMI)模式,将大约90%的库存管理外包给了第三方物流服务商,通过在北京、上海、惠阳三地工厂附近的VMI仓库,联想集团只需要根据生产要求定期向第三方物流服务商发进发货指令,由其完成对生产线的配送。联想集团不再需要考虑如何管理庞大的库存,而把这个问题留给了第三方物流服务商,第三方物流服务商需要代替客户考虑许多复杂的问题。VMI仓库不仅需要管理数以百计的供应商的库存,而且经常会面临复杂的库存状况。VMI是以掌控销售资料和库存量作为市场需求预测和库存补货的解决方法,籍由销售资料得到消费需求信息,供应商可以更有效地计划,更快速地反应市场变化和消费者的需求。因此VMI可以用来降低库存量,降低库存存置成本,增加资金周转,增加库存周转降低因塞货造成的退货等,进而维持库存量的最佳量。 三、联想存货的日常管理 (一)“进”环节管理 存货的“进”环节,即采购商务经过:接受订单、申请编码、在途监控、提货或接货、

  办理入库的流程。目前,联想采购物流主要供货方式有. (l)JIT (Just ln Time)方式。联想不设库存,要求供应商在联想生产厂附近(一般距离厂区20分钟车程)设立备货仓库。如果联想发订单,供应商当天就能送货上门。 (2)联想自己负责进货。如原材料供货到联想设在香港仓库,联想再负责报关、运送到生产厂。 (3)通过第三方物流。供应商委托专业物流公司运货到联想。 l 采购原则 只有具备条件,方能进行采购。要有符合流程及规定销售订单支持。依据市场分析和预测,确能保障销路。依据总公司任务或者月季预算。 2 采购审批规定 商品购入一律实行采购计划审批和订单管理制。 3 接受采购订单流程 (l)采购商务接受由销售业务部门经理所下采购订单。 (2 采购商务审核销售业务部门采购订单,不合格的采购计单返回销售业务部门,发出合格采购订单。 (3)采购商务将采购订单发给储运商务,由储运商务做接货准备。 (4)采购商务负责格采购订单替换成通用格式发给供应商。 4.联系供应商和货运公司、进口商品报关、在途商品监控管理 分公司商务统计人员每日接收发货信息后,根据实际到货数量统计本公司在途情况,并逐日向集团公司商务部传送在途数据。对超出正常期限在途商品标注、说明,便于供应商及时协调与解决。对未按规定进行监管或虽已监管但未及时准确提交在途信息而造成损失的分公司,其损失由分公司分担,同时责任人应写出书面报告上报总经理。 5.依据进口商发货资料核对公司入库信息,获取在途数据 6.汇总分公司商品在途数量、在途金额一览表 7. 汇总分公司在途时间一览表 8 .存货到货、验收管理 商品到货是库房管理工作的开始,是商品验收前期的准备工作,其工作好坏直接影响到商品验收的工作质量,为保证商品到货和验收工作及时准确完成,提高验收效率,要求对商品数量和规格及外包装质量和运输情况进行检查和确认。采购商务认真按照要求填写单据,保证商品在途管理工作的顺利开展,为商品保管保养奠定良好的基础。 9 .存货入库管理 存货入库管理可以加速商品的流通速度,保证工作正常开展和商品入库环节的准确性、 及时性和完整性。为商品在途管理和在途控制岗提供基础数据,保证在途控制环节畅通,更好地为销售业务部门服务,把好审核关,为财务成本核算准确及时地提供必要条件。 10.购入商品计价 购入商品计价按实际价值入账,即:买价+买方负担外埠运费、装卸费、保险费+途中合理损耗+关税估价 集团公司内购入存货,其估价入库依据集团公司提供的发票清单及销售记录。集团公司外购入存货,其估价入库依据应以采购订单注明价格扣除税后估价入库。 凡是按估价成本入账,在收到发票等结算凭证后均需调整为实际成本。如估价金额与实际金额一致,只作账务分录调整,可用原入库单复印件。说明内容:原入库单号、估价账务时间、凭证号。当估价金额与实际金额不一致时,必须冲销原入库单,重新办理入库手续,据此作财务处理。 公司用现金采购进货要有供应商已收款证明,收取供应商进货发票,没有发票则不能入账。如果供应商不开进项发票,则公司采购进货费用不能通过银行结算,支付现金或通过内部账户。进货发票在同一个月内入账,可不受开票日期限制,否则要用暂估价入账。暂估价入账需要有上一批次进货发票复印件或暂估价抵扣凭证。供应商销货倩单,即本公司进货清单,需要有发票专用章和财务专用章,填写不含税价。第一联:供应商存根联;第二联:附发票联(公司记账使用〕;第三联:记账联(供应商记账使用);第四联:抵扣联(公司交税务机关)。 (二)“销”环节管理 商品出库业务是商务部门为公司生产和业务经营服务的直接环节,是仓库业务的结束。365bet体育在线商品出库工作的好坏,直接影响公司生产和业务经营的正常进行,需要保证储运商务员准确及时地把商品发出,更好地为销售业务部门服务,保证客户满意。因此,搞好商品出库工作具有十分重要的意义。 1.贯彻先进先出原则。按入库时间顺序,先入库商品先出库,确保在库商品质量完好,对有保修期、索赔期规定商品更应在保管期限内出库,以免造成不必要的损失。储运商务认真审核《商品销售单》的正确性、完整性,出库凭证和手续必须符合公司商务部物资管理制度的要求。 2. 销售出库规定: (l)一切销售活动均须开具销售小票,各销售商务开据销售小票时应先查询储运商务提供库存报表进行数量、编码核实无误后再开销售小票,不允许以白条和口头方式提货。 (2)开具《销售单》的人员必须是集团公司的正式员工。有人员编号的员工(正式或

  签约受控特聘员工)才有权开具销售小票。 (3)销售商务员必须将《销售单》各项内容打印和填写完楚,清楚准确,按单据规定项数填写商品种类。 (4)销售小票有条件用票据打印机打印,目前无条件机打可用手填,必须把各项内容填写完整,禁上涂改,资金商务收款台检验无误后加盖收款章及人名章。如果有涂改或项目书写不清楚,储运商务员有权拒绝发货。 (5)未到货商品必须与正常入库商品分别开具销售小票。 (6)提货商品是否属于尚未办理入库手续,未办理入库手续商品不得提前提货,即不能未办理入库手续就出库,各分公司调货销售必须出、入库手续同时办理。 (7)销售票在收款台加盖货款收讫章和收款员名章后一个月内提货有效。过期已销未提小票必须由总经理审批方可提货,最长有效期为一个月。 (8)欠款销售必须填写《欠款结算单》由总经理或其授权人签字审批方能生效。 (9)以支票付款结账,必须3日后方能提货。如不满足提货时间要求,必须由审批人签字或特殊情况由总经理或授权人签字审批。 (10)商品编号和名称与集团公司相一致。 (11)填写商品项数不能超过单据规定要求。 3.提货管理: (1)商品提货时,必须是公司的正式员工。客户自提时,如公司正式员工不能亲自提货,必须以书面形式写委托书,委托书内容要注明提货单位、提货时间、商品名称及规格、数量。委托人签字并加盖部门章,并与提货内容相一致,客户方可持委托书和对应出库凭证到库房办理提货。 (2)销售人员拿销售小票到库房提货时,储运商务员必须逐项审核销售小票的内容、传真FAX件和原件核对,填写放行条,小票填写严禁涂改。 (3)销售业务部门经理必须审核销售人资格、销售价格、付款方式,特殊情况由总经理批准后方能到资金商务收款台交款。 (4)资金商务收款员审核小票填写是否正确,审核手续是否齐全,以支票、汇票结算坚持款到付货原则,资金商务收款员要认真查验持票人身份证,并登记其号码和联系电话,在小票上加盖支票结算,3日后提货。 (5)销售人员开好销售小票办理完交款后,必须及时持销售小票到库房提货(当月发生必须在本月25日前办理)对暂时无货或暂不提货的商品,销售部门应暂不开报销售小票。 (6)凡是已到货但未办理入库手续的商品,为了保证财务核算准确无误,暂不办理提货业务。有特殊情况的,由总经理或其授权人签字后可以持小票办理提货业务,但必须经商务统计人员核准后方可办理。 (7)以汇款方式结算,不能以传真件作为结算凭证。应按欠款销售处理。 (8)储运商务根据出库凭证内容,如商品编号、品名规格、数量等,每项与该商品编号对应实物、垛卡核对,出库点验、核对削减商品垛卡。 (9)商品出库必须本着“出库复核制”原则,即一个储运商务出库,另一个储运商务复核,避免差错事故的发生。出库后,储运商务应向提货人员认真交接,待提货人员清点核对认可后,方可进行下一项保管业务。 (IO)盖章(货已收、货已付、私章)分单(储运联留存、统计联、财务联进商务统计)。 (11)每天及时接收商务统计岗两品编码,确保票据及时录入电脑登账、对数、出报表,每日定时将录入完的票据向商务统计进行传递(每天至少2~3次)记录各部门单据登记部,由双方签字并保存,365bet体育在线配合商务统计核对差异。

  4.储运商务员发货前审核内容,符合规定的,由储运商务员加盖货付讫章和人名章后方可发货。储运商务员如发现和遇到错误情况,不予办理。《商品销售单》的第一联:资金商务收款联(出纳记账、在查);第二联:储运商务联(凭此联提货、提货时交储运商务);第三联:商务统计联(提货时交此联、由商务统计录入);第四联:财务会计核对联(提货时交此联,由储运商务转交财务会计核对提货);第五联:销售商务存查联。

  6.商务统计人员将审核后销售小民及时上机勾对,并将财务联传递给财务人员岗。

  由于库房存储商品品种规格繁多,进出频繁,极易造成数量变化。因此,经常性的动碰盘点和检查是商品保管过程中不可缺少的一项工作,也是向有关部门提供库存信息和防止商品差错事故发生的手段。

  (l)储运商务与商务统计共同对库存货物进行盘点与监控,确保存货数据的线)日动碰。每日商品出库后,储运商务要配合商务统计把当日出入库动态较大、价值较高、库存较大的主要商品进行日动碰点,即账与实物核对,做到日清月结,结存数/整数(件、台、 箱)对余数,并且打印储运与统计对账差异表无误后,打印每日库存日报。

  (3)每日商务统计必须与储运商务对账,。清点实物数与报表数是否一致,核对库存差异,查明差异原因,及时进行修改要正,如实填写盘点表,做到当日问题当日解决,确保储运账、统计账一致。如商务统计员没有盘点实物储运商务有权在盘点表上签字,并向部门经理如实核对差异。

  (4)旬盘点。每旬储运商务和商务统计共同对所保管全部库存商品进行全面盘点,共同在盘点表上签字确认并打印旬报、月报,传递给商务统计,保证账账相符,账实相符。

  (5)月对账。每月由商务经理、商务统计、储运商务三方共同进行全面盘点,月底盘点无误后,进行账账核对,储运商务与商务统计应在月报表上共同签字认可,上报总经理及集团公司。集团公司商务部管理员据各地报送数据定期对分公司统计数据进行核实;对库存实物进行盘点。 (6)通过监控,保证库存商品账、物、卡一致,确保存货数据的线.在核对账目或实物盘点时如发现错误情况,将对分公司商务统计、储运商务主管进行处罚。例如,因管理不善造成货物损坏丢失现象、与向总部报送数据不符、未按规范操作流程操作。 3.盘盈、盘亏处理:清查盘点中发现存货盘盈、盘亏或毁损,应认真查明原因,详细填列存货盘盈、盘亏或毁损清单,提供相应证据,视不同情况进行处理。 (1)盈亏相抵净亏价值在 1000元以内,分公司自行处理。 (2)净亏价值在1000~10 000元,报分公司管理部门批准,同时送财务部、商务部备案。 (3)净亏价值在10000元以上报分公司管理部门审批,同时送财务部、商务部备案处理。

  (4)所有净亏损失均需对责任人进行处罚。 4.库存分析报告: (l)综合分析能提供指标。例如,存货周转情况、积压情况、商品在途数量与周期等各项综合指标、资产回收期与使用状况、借用与销售、借用与库存比例关系、其他报警信息。 (2)综合分析角度与立足点。从部分到整体地对存货周转情况进行分析,能够使决策层及时了解销售趋势变化,同时使销售业务部门能够掌握存货的各种信息。存货积压是影响资金周转的关键环节,通过对积压时间段进行分析,主要是对将要产生积压或已产生积压的情况尽快向销售业务部门通报,引起其高度重视。对于在途数量与周期控制,是站在公司的立场上,纵观并判断作为点与点之间连接环节是否畅通,并对其进行最佳效果控制,以期达到最小的损失。对于资产分析,从回收期等数理角度进行其科学性分析,同时又大量地立足于市场,立足于公司实际运作,对其使用的合理性作出预见和总结分析。借用对于公司来说,它既是提高工作效率必不可少的手段之一,同时又是给公司造成经济损失的隐患,因此对于借用分析与跟踪,对于存货分析是重要指标之一。 5.存货积压管理:对于库存中积压的存货应建立削价准备金制度,用于对分公司及业务部门内部的考核与评价。削价准备金计提的方式有以下几种: (1)未独立核算分公司财务部根据月末商务统计提供积压商品报表,确定积压存货金额和相应计提比例计算存货削价准备金,作为一项风险准备基金,抵减责任利润,以线)已独立核算分公司按系统计算销价准备金作内部账务处理。 (3)凡在库超过3个月库存商品(包括借用),根据在库时间长短,存货削价准备金计提比率。在库l~2个月(不含2个月),按库存金额10%提取存货削价准备金。在库2~3个月(不含3个月),按库存金额25%提取存货削价准备金在库3~4个月(不含4个月),按库存金额的45%提取存货削价准备金。在库4~5个月(不含5个月),按库存金额的70%提取存货削价准备金。在库5个月以上(含5个月),按库存金额的100%提取削价准备金。 对于积压库存5个月以上,已经全部计提完削价准备金的商品,均需经当地税务部门批准。对于市场上有一定竞争条件、由于本地区管理不善造成积压的商品,应以原价尽快售出。处理积压商品,需经分公司总经理签字后,报分公司管理部门总经理审批后方可处理。对于积压处理商品应建立备查账,每月报送集团公司总部管理部门备案。 6.存货计价。联想使用的存货单价的确定方法有如下几种: (l)月末移动加权平均法。适用于有正常商品编号商品销售成本单价的确定。一般每月末计算一次,成本核算人员应对计算完单价进行认真检查,保证单价正确无误。 (2)个别认定法。适用于外购商品单价的确定。 (3)估价法。适用于已销未入库商品销售成本价格的确定。对因特殊原因形成已销未入库商品月末要估价,以估价计算结转销售成本,估价由业务员提供,财务成本核算员进行操作。 实行电算化公司月末按某单操作由机器自动计算结转销售成本,实行手工记账单位可分批计算结转。对于总部返还价格保护等配件成本要坚持配比原则,既可按当期实际发生额冲减当期成本,也可按当期存销比例分摊列入成本,但一个财政年度内结转方法要一致,存货中相应编号月末结存价值不得大于零。 四、存货管理使联想形成“快速反应库存栏式”拉动型生产 通过常年对市场观察,联想清楚地知道每一种每一型号产品自己的出货量。据此,联想对最好卖的产品留出l~2天的常备库存。 如果订单正好指向常备库存产品,就无须让用户等一个生产周期,可以直接交货,大大缩短了交货日期。 如果常备库存与客户所订货不吻合,再安排上线生产。在每天生产任务结束时,计算第2天产量,都要先将常备库存补齐,避免很多库存积压以及管理的随意性,存货周转天数从35天降为19.2天。 联想的经营意识非常贴近客户、贴近市场,通过常年经验的积累,摸索出行之有效的预测方法,力求预测与实际需求非常接近,而且每当出现偏差时,联想都要及时进行经验总结,避免同样的问题重复出现。 联想已经实现了从大规模生产千篇一律的标准化产品向生产客户订制产品转变。在柔性化生产线上,产品配置可以随用户需要进行调整,不同的CPU、硬盘、内存、软件系统等都可以按客户定制配装。 联想客户都是代理商,都有网上账户或赊账额度、联想销售时,代理客户从其相连企业的网络电脑上输入所购货物清单,电脑自动查询库存能否满足后,给出提示。如果可以,销售确认,财务会得到相关信息。因此销售就不用再去财务交货款,财务在进行了资金审核后,会通过网络将确认信息传递给库房,库房收到信息后发货,发货条码扫描后,库存自动递减。 联想己从过去只关心自己的库存、材料和成品自我控制,转向现在的供应链控制和协同工作,关心上下游,例如代理商库存与销售情况、供应商库存变化等,并通过信息技术手段得到详尽数据,使联想能够敏感地掌握上下游变化,提前准确地预测到市场波动。 案例分析点评:存货对一个企业有着非常重要的作用:企业储存必要的原材料、在产品,可以保证企业生产的正常进行;储备必要的产成品,有利于销售;适当的存货水平,便于企业均衡组织生产,降低产品成本;留有存货的保险储备,可以防止意外事件发生造成的损失。存货的成本包括取得成本、储存成本和缺货成本。存货管理的目标是在满足企业正常需要量的条件下,使与存货有关的总成本最小。

  联想实施SCM企业供应链系统,并与ERP系统集成,同时建立供应商管理库(VMI)。联想在存货的日常管理中,对存货的进、销、存三个环节进行了有效的管理和控制,取得了比较明显的效果。VMI模式主要来源与SCM模式功能集成化的考虑,VMI模式的基本设想是力图通过集成供应链上各环节点企业的库存控制只能,从而达到降低整体库存费用的目的。VMI模式的基本内涵是通过供应商与用户之间实施战略性合作,采取对双方都能实现成本最低化的方案,并在双方卖艺的目标框架下由供应商管理库存的方法,具有合作性、互利性、互动性和协议性的特点。VMI和SCM、ERP系统有效相结合,大大提高了联想存货周转率,随之而来的是一系列相关财务指标的明显改善:资金占用降低、资金利用效率提高、资金风险下降、库存成本直线下降。联想有效的存货管理方式,很值得我国其他企业好好学习。

  案例资料来源:朱清贞颜晓燕肖小玮 .财务管理案例教程[M].北京:清华大学出版社,2006

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